Hola! 👋 Soy Elena. Aprende Notion es una newsletter en la que cuento los avances del proyecto y lo que estoy aprendiendo por el camino, y en la que aprovecho para reflexionar sobre hábitos, productividad, aprendizaje continuo y más cosas que me pasen por la cabeza.

Buenos y (si me lees desde España) nevados días! Bienvenida a esta newsletter si has decidido unirte a ella en las últimas dos semanas y, si llevas aquí más tiempo, un abrazo y gracias por seguir al otro lado.

Antes de nada, y como la última vez que "hablamos" era aún 2020, Feliz Año! No voy a meterme en reflexiones sobre lo necesario que era acabar 2020 y las expectativas que han caído encima del pobre 2021 (si yo hubiera sido año, los últimos minutos del 31 de diciembre habría tenido varios ataques de ansiedad sabiendo que el mundo entero cuenta conmigo para mejorar un poco sus vidas, o al menos no hacerlas peor) porque ya sabes que no creo en el poder mágico de pasar de un año a otro para cambiar las cosas.

Si quiero detenerme un segundo a agradecer otra vez todos los comentarios y palabras de ánimo y de apoyo que recibí a raíz de la Season 1 Finale de esta newsletter. Me he sentido arropadísima desde el primer minuto en el que este proyecto vio la luz, pero la verdad es que la respuesta de hace dos semanas fue increíble. De verdad, mil gracias.

Como te contaba en esa publicación, dediqué los últimos días del año a echar la vista atrás y a reflexionar sobre los últimos 12 meses. Aunque es algo que llevo haciendo varios años, esta vez ha sido diferente porque siento que lo he hecho con un verdadero propósito; el de hacerme las preguntas necesarias que me ayudarán de verdad a cuestionarme quién soy, qué lugar ocupo en el mundo, cómo afecta lo que hago a mi alrededor y, a partir de ahí, seguir preguntándome mirando hacia el futuro: quién quiero ser, qué lugar quiero ocupar en el mundo y cómo quiero que lo que haga afecte a mi alrededor.

Ha sido un proceso bastante incómodo, pero he aprendido que, en este contexto, la sensación de incomodidad es señal de que te estás haciendo las preguntas correctas, las que verdaderamente van a remover algo dentro de tí y hacer que te des cuenta de cosas de las que, a lo largo del año, envueltos en prisas y urgencias, no nos damos tiempo ni espacio para ser conscientes.

Este proceso de reflexión me ha servido muchísimo a la hora de empezar a diseñar mi año.

Si me conoces un poco o me has oído hablar en los últimos meses, sabrás que soy fan de hacerme preguntas y que por eso me gusta tanto diseñar, porque diseñar lleva implícito el estar haciéndose constantemente preguntas que ayuden a entender mejor un producto, un servicio o a nosotros mismos. Echando la vista atrás, haciéndonos las preguntas correctas, empezaremos a detectar patrones, sentimientos e ideas que se repiten. Y si continuamos preguntándonos podremos empezar a tener una idea de en qué punto estamos respecto a esas ideas, qué queremos cambiar y qué queremos potenciar. Y aquí es donde entra el diseño de sistemas y la planificación de objetivos.

Hacer planes v.s planificar

He leído a bastante gente últimamente hablar sobre la inutilidad de hacer planes, o cómo planificar te aleja de lo verdaderamente importante, que es hacer. Creo que estas afirmaciones responden en parte a las fechas que nos encontramos (nadie habla sobre planes en abril, lo haces al comienzo de un nuevo ciclo o un nuevo año) y también en parte a que 2020 nos ha "enseñado" que no sirve de nada hacer planes a largo o medio plazo.

Pero yo quiero romper una lanza a favor de la planificación.

Ojo, no de hacer planes. De planificar.

Y hago esa distinción porque, para mí, el concepto "hacer planes" se ha convertido en un acto más de búsqueda de gratificación instantánea. Hacemos planes como hacemos listas de tareas. Porque, cuando volcamos en un lugar todos esos propósitos, dejan de ocupar espacio en nuestra cabeza y, además, sentimos que de alguna manera los estamos haciendo.

Planificar, por otro lado, es un proceso. Implica ver algo en su estado actual, visualizarlo en el futuro y trazar una estrategia hasta llegar allí. Y lo importante no es el resultado de esa planificación, sino el sistema que diseñamos para asegurarnos de que lo alcanzamos. El plan en sí mismo no es la clave, lo es el proceso por el que pasamos mientras planificamos; cómo visualizamos nuestra vida, nuestra identidad. Cómo traducimos esa visión en metas a gran escala, cómo convertimos esas metas en objetivos medibles y concretos, cómo aterrizamos esos objetivos en proyectos accionables que nos permitan llegar a ellos y, por último, como descomponemos esos proyectos en pequeñas acciones que nos aseguren de que avanzamos en esos proyectos.

La transformación no tiene lugar en el resultado final de todos esos pasos, sino en el sistema que diseñemos para alcanzarlo.

No te elevas al nivel de tus metas. Desciendes al nivel de tus sistemas

Todo este proceso de planificación requiere dos cosas.

Por un lado, un cambio de mindset, de dejar de ver las listas de objetivos como la estrella polar del cambio en nosotros mismos, y empezar a pensar en sistemas, que requieren empezar por cambiar quiénes somos.

Por eso es importante ese proceso de reflexión previo, porque sólo así podremos llegar a conclusiones sobre nosotros mismos y a forjar nuestras creencias. Este sistema de creencias será el que nos ayude a decidir qué hacer para reforzar determinados aspectos de nosotros mismos o, por el contrario, cambiarlos; y, por último, a pensar en los resultados que nos confirmen si hemos conseguido o no obtener ese cambio.

Por otro lado, necesitaremos de una herramienta que nos permita mapear todo el sistema, desde lo más profundo (nuestra identidad, nuestro sistema de creencias, nuestra visión) a lo más externo; la secuencia de acciones que nos acercará a esos resultados. A mí me gusta mucho hacerlo en papel, crear un mapa mental de cómo me veo a mi misma, dónde y cómo me quiero ver, y las ramificaciones necesarias para que eso ocurra. Pero este año he incorporado Notion a este proceso y no podría estar más contenta con el resultado.

Ya había hecho antes el ejercicio de mapear mis sistemas en Notion, pero no lo había hecho nunca a principios de año y como resultado de un ejercicio de reflexión previo que este año, por supuesto, también he hecho en la misma herramienta.

Lo que me ha permitido esto es, gracias a las revisiones semanales, mensuales y trimestrales que llevo tiempo haciendo, tener una visión mucho más aproximada de cómo ha sido mi año, pudiendo detectar patrones, no sólo haciendo un ejercicio de memoria, sino observando literalmente lo que ha ido bien o mal cada semana o cada mes; si me he alejado o acercado a mis objetivos, en qué proyectos me ha costado más avanzar y cómo me he sentido durante todo el camino.

Esto me ha dado unos insights sobre mí misma, mis valores, mis formas de trabajar o de actuar que están por primera vez basados en datos y no sólo en sensaciones o recuerdos.

Y, a partir de todo esto, he podido redactar un documento, un manifiesto personal, para recordarme siempre que lo necesite en qué creo, qué es lo que me guía, y que me mantenga en la dirección en la que he decidido que quiero estar.

A partir de esta visión, he diseñado el sistema que me llevará a acercarme a unos resultados concretos acorde a ella.

Y he encontrado tanta paz mental durante todo el proceso (recuerda, el plan en realidad es lo de menos, es en el proceso donde ocurre lo importante) que he querido compartir cómo lo he hecho, por si puede ayudarte o darte ideas de cómo hacer algo parecido con tus propios sistemas.

Planificación del año en Notion

Lo ideal sería empezar con la Revisión Anual, que no toco en el video porque lo considero extremadamente personal y totalmente dependiente de cada persona.

Esta Revisión nos dará la Visión, el manifiesto de nuestros principios y valores, que serán los que guíen nuestras acciones y decisiones.

Las Metas nos ayudan a establecer la dirección, a trasladar la Visión a una serie de hitos.

Los Objetivos no son más que una manera medible y concreta de ver las Metas, que nos permitirán llevar un control de su progreso a lo largo del año.

Para asegurarnos de que este progreso tiene lugar, definiremos una serie de Proyectos (al menos uno por Objetivo),

Estos Proyectos los completaremos a través de las Acciones diarias, la unidad mínima de ejecución.

Por último, pero para nada menos importante, yo llevo un tiempo haciendo toda esta planificación a nivel trimestral en vez de anual. Si, anualmente hago una revisión de todo mi sistema, pero es en realidad una comprobación de que todo sigue ahí, una evaluación de cómo he cambiado respecto a la visión del año anterior, y en qué nuevas metas y objetivos se proyectarán esos cambios en el año próximo.

Pero la parte más ejecutable, donde tienen lugar las acciones importantes que me harán avanzar en estas metas, la realizo a un nivel trimestral. Es la manera más efectiva, para mí, de asegurarme de que estoy en el camino en el que quiero estar.

Porque, efectivamente, como decía alguna de las personas a las que he leído últimamente como argumento en contra de la planificación, "los planes a largo plazo no funcionan". No funcionan porque los años son muy largos y cuando establecemos objetivos con una fecha de vencimiento tan alejada en el tiempo, tardamos en empezar a hacer nada por ellos. En cambio, pensando en cada trimestre como si fuera un año (un año de 90 días), al comienzo de cada trimestre tendremos una lista de Objetivos y Proyectos que nos habremos establecido y, si no los hemos alcanzado al final de esas 12 semanas, sabremos que hay algo que falla y tendremos margen suficiente para hacer los cambios necesarios en nuestro sistema antes de final de año.

Además, si visualizamos el año como 4 ciclos de 90 días, no nos enfrentaremos en enero a una lista inabarcable de Objetivos para todo el año, sino que podremos planificar con mucha mayor granularidad y asignar a cada trimestre no más de 3 o 4 Objetivos, con un número mucho más manejable de Proyectos.

Y es posible que al final de un trimestre los Objetivos cambien, es muy posible que no hayas podido completar todos los Proyectos.

Creo que nadie de nosotros era la misma persona en abril de 2020 que la que era en enero de ese año.

La vida pasa, los cambios ocurren, conocemos a nuevas personas, se nos presentan oportunidades inesperadas. Por eso no tiene sentido "hacer planes", o pensar en "propósitos", porque dependen de demasiadas cosas externas y que no sabemos ni conocemos.

Pero sí que podemos hacer lo posible por conocernos a nosotros mismos y pensar en cuál queremos que sea nuestro lugar en el mundo, qué nos ancla y que nos guía, qué nos hace sentir bien y de qué manera queremos o podemos aportar algo a nuestro alrededor.

Cuando planificamos, estamos haciendo el ejercicio de descomponer esos principios en habilidades que necesitaremos, experiencias que querremos tener, conocimiento que querremos adquirir. De esta manera, el Objetivo en sí pasa a ser secundario, una marca en la pared, y lo esencial es el Proceso para llegar a él.

Estoy muy contenta con cómo Notion me ha ayudado en este proceso, sobre todo dándome la visión general de todo que necesitaba y como todos esos planes y abstracciones son aterrizados en proyectos de los que puedo llevar un control. Para mí esta es la magia de esta herramienta. Por un lado, la transparencia que me permite otorgarle a mis sistemas y, por otro, el poder transformador que tiene; cómo me hace pensar en las cosas que hago, ser más consciente de cómo funciono, detectar patrones, permitirme cambiarlos, implementar pequeñas mejoras en busca de un progreso constante.

En el video también menciono que me gusta poner un tema a los trimestres, una especie de leit motiv para ese ciclo, que irá alineado con los hitos y proyectos asignados a él.

Aunque el leit motiv de la nueva temporada de este Proyecto (que se ha convertido casi en una categoría propia) aún está en proceso de ser definido, en mi visión está poder trasmitir ese poder transformador de la herramienta de la mejor manera que pueda; ayudar de verdad a que la gente encuentre también esa magia en ella, que empiecen a diseñar sistemas de vida que les aporten paz mental, sentido de organización, claridad. En resumen, diseñar nuestras vidas en Notion y disfrutar en el proceso.

Me encantaría saber cuál es el leit motiv de tu año, si es que tienes uno (sabes donde estoy en twitter para este o cualquier otro tema relacionado). Y, si no tienes uno, te animo de verdad a que empieces a hacerlo y que lo pongas visible en tu espacio de trabajo. Así te recuerdas todos los días tu Por Qué. 😉

PD: Como el precio del Notion Starter Pack va a subir bastante con la próxima actualización, he hecho un cupón para que la gente que pueda estar interesada lo compre antes de que el precio empiece a ser un problema para ellos (aunque creo que compensa para todo lo que hay dentro) Así que si no llegaste a tiempo o conoces a alguien a quién pueda interesarle comprarlo mientras tenga un 25% de descuento (un total de 25€), puedes conseguirlo aquí con el código SHOOTINGSTART.

Notion Starter Pack

PD2: Estoy encantada y contentísima de afrontar este nuevo año y poder compartirlo contigo. ¡Gracias por dejarme hacerlo!

Tiempo en escribir esta newsletter: 4,5 horas
Tiempo en preparar, grabar, editar y subir el video: 7 horas

🥰 ¡Gracias!

Muchas gracias por leer hasta aquí. Si te apetece hablar, mándame un mail o conéctame por twitter. Y, si crees que este contenido puede interesar a alguien, te dejo un botón para que lo compartas :)